Политика конфиденциальности Roomy360

ТОО «360Solutions» (БИН 190840028253)

Республика Казахстан, Акмолинская область, город Косшы, микрорайон Лесная поляна, дом 20

support@roomy360.com

Политика распространяется на сайт roomy360.com, кабинеты и инструменты Roomy360, подключаемые к продуктам OpenAI. Мы получаем данные из заполненных вами форм и сообщений, вызовов инструментов, действий хоста и уполномоченных сотрудников, а также технических запросов браузера. При корпоративном оформлении сведения о поездке может предоставить сотрудник вашей компании.

Политика OpenAI регулирует обработку в ChatGPT и Codex, включая историю разговора. Политики почтовых, платёжных и других внешних сервисов также применяются к данным, которые они обрабатывают в своих сервисах. Эта страница описывает обработку со стороны Roomy360.

Аккаунт и доступ: имя, email, телефон, идентификатор пользователя, роль, данные авторизации и разрешений. При входе по паролю используется его защищённое представление; для подключений сохраняются сведения о выданном доступе, сроках действия и отзыве токенов. Если вы подключаете Telegram, обрабатывается идентификатор связанного чата.

Поиск и бронирование: выбранная квартира и размещение, даты, число взрослых, детей и младенцев, ограничения цены и другие выбранные условия; имя и телефон гостя, email при его наличии, идентификаторы участников брони, статусы, стоимость, скидки, сроки подтверждения и оплаты, фактическое заселение. Обращение менеджеру также содержит язык, источник, текст обращения, ответственного, комментарии по обработке и связь с бронью. Переписка по брони и обращения в поддержку содержат отправленные сообщения и вложения, если вы их предоставляете.

Квартиры и корпоративное оформление: сведения о хосте и компании, контактные и банковские реквизиты, ИИН/БИН при необходимости, адрес, фотографии, описание и календарь квартиры; договоры, счета и документы по проживанию. При учёте поступления денег и выплаты хосту сохраняются сумма, дата, банковский референс или номер платёжного документа и сотрудник, внёсший запись. Это не означает, что создание заявки проводит оплату.

Технические данные: IP-адрес, время, путь и метод запроса, его идентификатор и длительность, сведения об ошибках и доставке уведомлений; cookies и локальные настройки. Источник обращения может включать UTM-метки, домен перехода и канал site, chatgpt или manual. Данные ИИ и аналитики дополнительно описаны ниже. Не добавляйте пароли, полные данные карты или документы, удостоверяющие личность, в пожелания к поиску и обычную переписку.

Данные нужны для входа и разграничения доступа, поиска и расчёта стоимости, передачи заявки выбранному хосту, согласования проживания, переписки и поддержки. Корпоративные и финансовые сведения используются для оформления договоров, счетов и документов, учёта фактически полученных денег, возвратов и выплат, а также разрешения споров и исполнения применимых обязанностей по хранению документов.

Мы сохраняем обращения и этапы бронирования для их обработки и операционного учёта, включая связь источника с обращением или бронью. Технические записи помогают устранять сбои, доставлять уведомления, ограничивать злоупотребления и защищать аккаунты. Необязательная веб-аналитика включается по отдельному выбору пользователя. Согласие на неё не является условием отправки заявки или бронирования.

Roomy360 не использует данные гостей для рекламных рассылок, не передаёт их рекламным партнёрам вне обслуживания и не использует их для обучения собственных ИИ-моделей. Это не отменяет описанный обмен с OpenAI при использовании ИИ-функций и обработку внешними сервисами по их условиям.

При подключении вы входите в Roomy360 и разрешаете доступ в пределах показанных разрешений: поиск, отправка заявок и просмотр доступных вашему аккаунту бронирований. Roomy360 получает параметры конкретного вызова инструмента и сведения, необходимые для проверки доступа, а не всю историю вашего разговора с OpenAI. Текст, который вы или ассистент включили в аргументы инструмента, становится частью этого вызова.

Ответ инструмента возвращается в используемый продукт OpenAI и может отображаться в разговоре. Для заявки это включает контактные данные гостя; для просмотра бронирований — данные записей, доступных подключённому аккаунту. Подключайте только тот аккаунт, данные которого вы вправе раскрывать в этом разговоре. Пароль Roomy360 не является аргументом инструмента бронирования.

Данные на стороне OpenAI обрабатываются по условиям используемого продукта и политике конфиденциальности OpenAI. Настройки и удаление разговора в OpenAI не заменяют отдельный запрос на удаление данных, сохранённых Roomy360.

search_stays: принимает город, даты, число взрослых, детей и младенцев, бюджет, число спален и ограничение выдачи. Возвращает найденные опубликованные квартиры и их характеристики. get_property: принимает идентификатор или адрес страницы квартиры и возвращает описание, фотографии, расположение, размещения, цены и правила. get_availability: принимает квартиру и период, возвращает календарь доступности и цен. Эти вызовы используются для выбора жилья.

create_quote: принимает квартиру, размещение, даты и состав гостей; возвращает расчёт проживания, скидки и итоговую стоимость. Он не создаёт бронь и не списывает деньги. request_booking: принимает эти параметры, имя и телефон гостя и источник; связывает заявку с авторизованным аккаунтом, сохраняет её и направляет выбранному хосту. Хост получает сведения, необходимые для обработки заявки и организации проживания. Сам инструмент не проводит платёж.

request_booking и list_my_bookings возвращают сведения из доступных аккаунту записей: идентификаторы брони, квартиры, размещения и участников, имя и телефон гостя, email путешественника при наличии, даты и состав гостей, статусы и время их изменения, стоимость и скидки, источник, сведения о подтверждении, отмене, возврате, оплате и заселении. Если поля заполнены, ответ также может содержать идентификатор компании, срок и сумму корпоративного счёта, учтённые поступления, выплаты и внутренние составляющие расчёта. list_my_bookings не требует ввода контактов другого человека и не предназначен для поиска чужих броней по телефону.

Инструменты не запрашивают реквизиты банковской карты или скан паспорта и не выполняют оплату, возврат либо выдачу ЭСФ. Наличие статуса брони само по себе не доказывает оплату. Ответы формируются сервисом Roomy360; они не являются обещанием подтверждения хостом.

Когда ИИ-подбор доступен и вы отправляете пожелания, сайт передаёт OpenAI текст запроса, текущие условия поиска, язык и текущую дату для распознавания дат. Сервер проверяет полученные параметры и ищет квартиры в Roomy360. Этот поиск не создаёт заявку. Исходный текст не включается в URL выдачи или события веб-аналитики.

Во встроенном ИИ-чате сайта OpenAI получает отправляемые сообщения и включённый в запрос контекст диалога, а также результаты доступных этому чату инструментов. Они могут содержать сведения об аккаунте и бронированиях, необходимые для ответа. Это отличается от подключения плагина, которое передаёт отдельные аргументы инструментов. История чата сайта сохраняется локально в браузере отдельно для пользователя; её можно удалить через интерфейс чата или очистку данных сайта. Это не удаляет созданную бронь и копии данных у внешнего провайдера.

Для ограничения запросов публичного ИИ-поиска используется временный идентификатор сессии и счётчики с ключами на основе криптографического преобразования IP и сессии. Сам текст пожеланий не нужен этим счётчикам. Обработка OpenAI регулируется также его условиями; мы не обещаем отсутствие хранения у внешнего провайдера.

Если на сайте доступен вход через WhatsApp и вы запрашиваете код, Roomy360 передаёт Meta/WhatsApp номер получателя, одноразовый код и язык шаблона для доставки сообщения. Мы получаем идентификатор сообщения и уведомления о его доставке. Это может включать обработку данных за пределами Казахстана. Этот способ входа включается по вашему выбору и не означает согласия на рекламные рассылки. Код действует 5 минут; в базе Roomy360 сохраняется его защищённое представление, а не сам код. Подтверждённая привязка номера к аккаунту хранится отдельно от контактного телефона профиля. Для обработки на стороне WhatsApp также применяется политика конфиденциальности WhatsApp.

Основная инфраструктура Roomy360 размещена на VPS Cloud24 в Казахстане. Поставщик инфраструктуры обслуживает размещённые данные и файлы. Это не означает, что копии у всех внешних получателей находятся в Казахстане.

Выбранному хосту передаются контактные данные гостя и сведения о проживании для рассмотрения заявки и заселения. Уполномоченные сотрудники Roomy360 получают данные для обработки обращений, сопровождения брони, поддержки и финансового учёта. При корпоративном оформлении уполномоченные пользователи соответствующей компании получают доступ к сведениям поездки и документам в пределах разрешений кабинета.

Resend используется для email: ему передаются адрес получателя, содержание письма и технические сведения о доставке. Telegram используется для подключённых уведомлений: передаются идентификатор чата и содержание сообщения. Письмо менеджеру может содержать контакты, даты и пожелания из вашего обращения. Почтовый сервис получателя также обрабатывает доставленное письмо.

OpenAI получает данные вызовов плагина и используемых ИИ-функций сайта, описанные выше. Google получает данные Google Analytics, только когда вы разрешили аналитику. Эти поставщики могут обрабатывать данные за пределами Казахстана.

Для заполнения реквизитов компании по БИН используется портал открытых данных data.egov.kz: в запрос передаётся БИН, а из реестра возвращаются наименование, юридический адрес, сведения о руководителе, статус и вид деятельности. Эти сведения используются для заполнения и проверки данных компании, а не для поиска бронирований её сотрудников.

При оформлении электронных счетов-фактур используется ИС ЭСФ. В соответствующий документ входят реквизиты продавца и покупателя, БИН/ИИН, адреса, сведения о договоре, дата, номер, суммы и описание услуги. Описание может содержать номер брони, название квартиры, даты проживания и имя гостя; документ также содержит сведения об операторе или подписанте и, при заполнении, банковские реквизиты продавца. Эти данные получает ИС ЭСФ и получатель документа. Это отдельный процесс оформления документов, а не автоматическая передача при каждом поиске или создании заявки.

Интернет-эквайринг сейчас не подключён: сайт и плагин не принимают данные карты для онлайн-списания. Если оплата поступает банковским переводом, банк обрабатывает её по своим условиям, а Roomy360 учитывает полученные сведения о платеже. Данные могут предоставляться государственным органам и другим уполномоченным получателям при наличии применимого законного основания.

Для работы сайта используются cookies авторизации и защиты, а также локальные настройки интерфейса. Запрет необходимых cookies может помешать входу. Настройки аналитики сохраняются в браузере. Google Analytics загружается только при согласии; он получает события использования, сведения о страницах и технические данные браузера или устройства согласно настройкам сервиса. В события Roomy360 не включаются имена, телефоны, email, реквизиты компаний и произвольный текст форм или ИИ-запросов.

При согласии история первого и последнего непрямого источника хранится в браузере до 30 дней. Без согласия такая история не сохраняется, но текущие UTM-метки и домен перехода могут быть записаны вместе с отправленным обращением или бронью для операционного учёта. Это не включает запуск Google Analytics без согласия.

В «Настройках аналитики» можно изменить выбор. Отзыв согласия прекращает отправку аналитических событий сайтом и очищает локальную историю источников; он не удаляет ранее сохранённые обращения, брони и уже полученные внешним сервисом данные. Обязательные действия с заявкой продолжают работать.

Утверждены следующие сроки и правила. Внедрение проходит поэтапно: автоматическое удаление по этому регламенту пока не включено; подготовлен режим проверки без удаления. Поэтому приведённые сроки — правила для очистки и обработки запросов, а не утверждение, что существующие записи уже удалены. До завершения внедрения записи могут сохраняться дольше этих сроков; запросить их проверку и удаление можно через поддержку. Статус внедрения обновляется в этой политике после проверки настроек.

Аккаунты: проверка после 24 месяцев отсутствия подтверждённой активности. Предупреждение направляется начиная с 23-го месяца; удаление возможно не раньше чем через 30 дней после фактической доставки предупреждения и при отсутствии активных обязательств. Новый вход отменяет отсчёт предупреждения. Если для старого аккаунта нет надёжной даты активности, возраст регистрации сам по себе не служит основанием удаления; требуется отдельная проверка.

Обращения без брони: 90 дней с последнего содержательного контакта с клиентом, а при его отсутствии — с создания обращения. Служебное изменение статуса или комментария не продлевает срок. Отклонённые, отменённые или истёкшие неоплаченные заявки: 90 дней после окончательного закрытия. Контактные данные и переписка по завершённой брони: 12 месяцев после выезда или окончательного расчёта — в зависимости от того, что произошло позже. Перед очисткой проверяются незавершённые платежи, возвраты, выплаты и споры.

Финансовые и первичные документы отделяются от переписки. Базовый срок проверки архива — 5 лет после окончания года завершения соответствующей операции. Это не безусловная дата уничтожения: сотрудник определяет категорию документа, применимый обязательный срок и наличие проверок или споров; более длительный обязательный срок имеет приоритет. После утраты основания хранения данные удаляются либо необратимо обезличиваются. Запись без имени, но со связью с документом или идентификатором, не считается анонимной.

Технические журналы доступа и ошибок: 30 дней; записи о безопасности: 90 дней. Содержимое отправленных email и Telegram-уведомлений в очередях и журналы доставки: 30 дней после отправки; окончательно неотправленные записи — 30 дней после создания. Внутрисервисные уведомления: 90 дней. Зависшие доставки проверяются отдельно, а не считаются успешно удалёнными. Применение сроков к серверным журналам требует настройки инфраструктуры.

Сроки использования OAuth: доступ — 15 минут, обновление — до 30 дней, код авторизации — 10 минут. Записи истёкших токенов и кодов подлежат очистке через 30 дней после истечения; сведения об отзыве не удаляются до окончания срока токена. Cookie публичного ИИ-поиска действует 24 часа, его счётчики Redis — 48 часов после последнего обновления.

Для локальной истории ИИ-чата установлен срок 30 дней с последнего сообщения пользователя. Автоматическое применение этого срока пока отключено; после включения очистка происходит при следующем использовании сайта, а не удалённо в закрытом браузере. До включения действует ограничение 40 диалогов и 80 сообщений в диалоге; историю можно удалить самостоятельно. История источников при согласии на аналитику хранится 30 дней. Для событий и пользовательских данных GA4 выбран целевой срок 2 месяца без продления при новой активности; применение этой настройки Google ещё требует подтверждения. Выбор аналитики и настройки интерфейса остаются до изменения или очистки данных сайта.

Резервные копии: целевой срок 30 дней с создания. Настройка и фактическая ротация копий Cloud24 и иных хранилищ ещё требуют проверки. При восстановлении до открытия доступа необходимо повторно применить подтверждённые удаления из отдельного защищённого журнала. В нём сохраняются минимальные идентификаторы и факт операции до подтверждённого истечения всех восстанавливаемых копий; он не содержит удалённой переписки. До такой проверки мгновенное удаление из всех копий не обещается.

При законном основании временно сохранить запись фиксируются причина, ответственный и дата следующей проверки — не позднее чем через 90 дней. Такая проверка не отменяет законное основание автоматически. Исключения должны быть ограничены нужными записями и прекращены после отпадения основания. Сроки у OpenAI, Google, Resend, Telegram, ИС ЭСФ и других получателей зависят также от их правил и обязательств; удаление в Roomy360 не означает удаления всех независимых копий. Поддержка проверяет применимые обращения к поставщикам отдельно.

В приложении используются проверка авторизации, разграничение доступа по аккаунтам и ролям, защищённые токены и ограничения частоты запросов. При подключении используйте адреса HTTPS и не передавайте пароль через чат. Технические журналы могут содержать IP и путь запроса; поэтому не помещайте персональные данные в произвольные URL. Ни одна мера защиты не даёт абсолютной гарантии безопасности.

Для запроса доступа к своим данным, их исправления, удаления, ограничения обработки или отзыва согласия напишите на support@roomy360.com. Укажите аккаунт и суть запроса; не присылайте пароль или полные данные карты. Для защиты от выдачи данных постороннему может потребоваться подтверждение владения аккаунтом. Если часть записей нельзя удалить из-за действующих обязательств или применимых требований, это должно быть объяснено при рассмотрении запроса.

Отключить использование плагина можно в настройках подключений используемого продукта OpenAI. Для отзыва доступа на стороне Roomy360 обратитесь в поддержку и укажите подключение. Собственные API-ключи, созданные в кабинете, можно отозвать в разделе ключей. Отключение доступа не отменяет бронь, не удаляет историю в OpenAI и не является запросом на удаление аккаунта.

Необязательную аналитику можно отключить в настройках сайта, а локальную историю ИИ-чата — удалить в чате или браузере. Для управления копиями разговора и данными у OpenAI используйте его настройки конфиденциальности. Отправляя сведения другого гостя или сотрудника, убедитесь, что вправе предоставить их для бронирования.

Обращения принимает оператор Roomy360 через поддержку. Цель — подтвердить получение в течение 1 рабочего дня и выполнить обычный обоснованный запрос на удаление в течение 7 календарных дней после проверки личности, если закон не требует более короткого срока. Если проверка или действующие обязательства препятствуют удалению, поддержка объясняет причину и дальнейший порядок. Запрос регистрируется и проверяется по отдельным хранилищам; его не закрывают только на основании удаления профиля. Отправка письма сама по себе не запускает автоматическую очистку.

Сервис предназначен для оформления проживания совершеннолетними. В поиске и заявке можно указать количество детей и младенцев для проверки размещения; инструменты плагина не запрашивают их имена или документы. Взрослый, предоставляющий дополнительные сведения о ребёнке для проживания, должен иметь право это делать.

Дата редакции указана на этой странице. При изменении целей, состава данных, получателей или порядка хранения политика обновляется. Если для новой обработки требуется отдельное согласие, публикация новой редакции сама по себе его не заменяет.